Im Allgemeinen werden Reisekostenzuschüsse den Führungskräften von Gesellschaften mit beschränkter Haftung nach der gleichen Regelung wie den Arbeitnehmern gewährt, d das „Arbeitsgesetz“). Zu den Reisekosten im Sinne des § 151 Arbeitsgesetzbuch zählen unter anderem Aufwendungen, die im Rahmen einer Dienstreise, eines vorübergehenden Einsatzes oder einer Beschäftigung in einem Arbeitsverhältnis anfallen. Die Art des Anspruchs und seine steuerlichen Folgen müssen anhand mehrerer Regelungen ermittelt und in einem größeren Zusammenhang interpretiert werden. Im Folgenden stellen wir eine Vorgehensweise für die mögliche Verhandlung der Erstattung von Führungskosten im Zusammenhang mit der Wahrnehmung einer Funktion für eine Handelsgesellschaft vor.
In erster Linie muss man sich auf die Regelung im Arbeitsgesetzbuch konzentrieren, die im Großen und Ganzen die individuellen Ausgaben im Zusammenhang mit der Arbeitsleistung definiert, zu deren Erbringung der Arbeitgeber verpflichtet ist. Aufwendungsersatz gemäß § 151 Arbeitsgesetzbuch steht Arbeitnehmern stets dann zu, wenn diese Auslagen im Zusammenhang mit der Arbeitsleistung entstehen, unter den gesetzlich festgelegten Voraussetzungen und in dem gesetzlich festgelegten Umfang. Bei Reisekosten ist selbstverständlich grundsätzlich davon auszugehen, dass diese durch die Leistungserbringung außerhalb des vereinbarten Arbeitsleistungsortes bzw. ggf. außerhalb des vereinbarten Stammarbeitsplatzes des Arbeitnehmers entstanden sind. Darüber hinaus regelt das Gesetz die Voraussetzungen für die Gewährung einer Entschädigung bei Versetzung, vorübergehender Entsendung oder Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers im Ausland.
Ganz grundlegend ist der Rechtsbegriff des Reisekostenzuschusses selbst, der zwischen Arbeitnehmern im sogenannten kaufmännischen Bereich unterscheidet, bzw Privatsektor und ein Arbeitnehmer des Arbeitgebers im Sinne von § 109 Absatz 3 des Arbeitsgesetzbuchs, d. h. im sogenannten nichtgewerblichen Bereich. Der in § 109 Abs. 3 genannte Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer eine Auslagenerstattung in Umfang und Höhe nur in dem durch das Arbeitsgesetzbuch festgelegten Umfang gewähren und darf nicht von der gesetzlichen Regelung abweichen. Diesen Umstand weisen wir insbesondere darauf hin, dass die gesetzlich vorgegebenen Grenzen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber im gewerblichen Bereich unter dem Gesichtspunkt der Steueroptimierung von Bedeutung sind. Für Arbeitgeber im Sinne des § 109 Abs. 3 sind Auslagenerstattungen nur in dem gesetzlich vorgesehenen Umfang vorgesehen, von der Einkommensteuer des Arbeitnehmers befreit und nicht in die Bemessungsgrundlagen für Kranken- und Sozialversicherungsbeiträge einbezogen. Für den Arbeitgeber handelt es sich bei diesen Vergütungen dann um einen steuerlich absetzbaren Aufwand gemäß § 24 Absatz 2 Buchstabe zh) des Gesetzes Nr. 586/1992 Slg. über Einkommensteuern in der jeweils gültigen Fassung (im Folgenden „Steuergesetz“ genannt). Der nichtgewerbliche Arbeitgeber kann selbstverständlich auch andere oder höhere Vergütungen gewähren, muss jedoch berücksichtigen, dass diese bereits Steuerabgaben und Arbeitnehmerversicherungsabgaben unterliegen, bzw Sie unterliegen der Steuer und werden in die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Versicherungsprämien einbezogen.
Reisekostenerstattungen können von der Gesellschaft nicht nur an Arbeitnehmer, sondern auch an deren Organmitglieder, also typischerweise an Mitglieder gesetzlicher Organe, gewährt werden, sofern eine vertragliche Verankerung vorliegt. Die Rechte und Pflichten zwischen einer Handelskorporation und einem Organmitglied, einschließlich Ansprüchen aus Auslagen im Zusammenhang mit der Ausübung der Funktion, werden im Vertrag über die Ausübung der Funktion[1] gemäß § 59 ff. BGB ausgehandelt . Gesetz Nr. 90/2012 Slg., Gesetz über Handelsgesellschaften und Genossenschaften (Gesetz über Handelskorporationen), geändert durch Gesetz Nr. 458/2016 Slg. Nichts hindert die Vertragsparteien daran, sich schriftlich auf die Bereitstellung einer Kostenerstattung zu einigen, wie sie der Arbeitgeber den Arbeitnehmern in einem Arbeitsverhältnis gemäß dem Arbeitsgesetzbuch gewährt. Ganz wesentlich für die Festlegung des Auslagenersatzes sind jedoch die steuerrechtlichen Regelungen, in denen in § 6 Abs. 2 ZDP geregelt ist, dass diese Einkünfte von Organmitgliedern als Einkünfte aus unselbstständiger Tätigkeit gelten und auch dann von der Steuer befreit sind, wenn sie vorhanden sind werden in Umfang und Höhe nach dem Arbeitsgesetzbuch ausgehandelt. Mitglieder gesetzlicher Organe gelten daher bei der Berechnung der Reisekosten als Arbeitnehmer.
Mitglieder gesetzlicher Organe haben bei vertraglicher Vereinbarung Anspruch auf Fahrtkosten- und Verpflegungszuschüsse nach 5 Stunden Dienstreise sowie auf Auslandsverpflegungszuschüsse nach 1 Stunde im Ausland (sofern kein Anspruch auf inländische Verpflegungszuschüsse entstanden ist). In diesem Fall entsteht der Anspruch auf Auslandsverpflegungsgeld erst nach 5 Stunden Auslandsaufenthalt gemäß § 170 Abs. 3 Arbeitsgesetzbuch. Für eine Handelsgesellschaft handelt es sich bei den gewährten Erstattungen um steuerlich absetzbare Aufwendungen. Hinsichtlich der Gewährung von Reisekostenzuschüssen, die über die im Arbeitsgesetzbuch festgelegte Grenze hinausgehen, sind diese in der vereinbarten Höhe der Überschreitung nicht von der Steuer befreit, ganz gleich, ob die Körperschaft sie Mitarbeitern oder Mitgliedern gesetzlicher Körperschaften gewährt unterliegen sowohl der Einkommensteuer als auch der Sozial- und Krankenversicherungsabgabe.
Es ist zu beachten, dass gemäß § 6 Abs. 7 Buchstabe a) ZDP für Mitglieder gesetzlicher Organe werden nicht berücksichtigt und unterliegen nicht der Steuer.Erstattung der Reisekosten, die im Zusammenhang mit der Ausübung einer Tätigkeit entstehen, aus der Einkünfte aus einer unselbstständigen Tätigkeit stammen, bis zu der Höhe, die durch eine besondere gesetzliche Regelung für die Arbeitnehmer des Arbeitgebers festgelegt oder zulässig ist, die in § 109 Abs. 3 festgelegt ist Arbeitsgesetzbuch sowie der Wert der vom Arbeitgeber auf Dienstreisen bereitgestellten kostenlosen Mahlzeiten". Eine notwendige Voraussetzung für Mitglieder gesetzlicher Organe ist daher, dass sie Einkünfte aus „abhängige Tätigkeiten„, wie vom ZDP festgelegt, und es handelt sich gleichzeitig um Auslagen, die im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen. Dies wird deutlich ergänzt durch die Weisung der Generalfinanzdirektion D-6, in der es heißt: „Als Dienstreisen gelten auch Reisen von Organmitgliedern, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung dieser Funktion durchgeführt werden, wenn die betreffenden Sitzungen an einem anderen Ort als dem Sitz der Gesellschaft (Genossenschaft) stattfinden. In ähnlicher Weise werden auch die Reisen von Führungskräften als Organe des öffentlichen Rechts beurteilt„, wie im Abschnitt zu § 24 Abs. 2 ZDP unter Punkt 32 festgelegt. Ebenso wird in der Weisung der Generalfinanzdirektion D-22 (Punkt 31) ergänzt, dass Dienstreisen als Reisen von satzungsmäßigen Mitgliedern gelten Organe, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer Aufgaben tätig werden, sofern die betreffenden Sitzungen an einem anderen Ort als dem Sitz der Handelskorporation stattfinden.
Ein Problem bei der Erstattung von Reisekostenzuschüssen an Mitglieder satzungsmäßiger Organe kann darin bestehen, dass Mitglieder satzungsmäßiger Organe von ihrem Wohnort zum Hauptsitz des Unternehmens pendeln, während bei exponierteren Positionen möglicherweise das Pendeln aus dem Ausland erforderlich ist. Solche Reisen gelten im Sinne der Verordnung nicht als Dienstreisen. Eine Anreise vom Wohn- bzw. Wohnort der Organmitglieder zum Firmensitz gilt ebenso wenig wie nach dem Arbeitsgesetzbuch als Dienstreise. In der Anweisung des Finanzministeriums der Tschechischen Republik D-22 in Punkt 31 heißt es direkt: „Dienstreisen von Führungskräften sind keine Fahrten zum Firmensitz. Würden die Reisekostenzuschüsse weiterhin gezahlt, handele es sich nicht um Dienstreisen im Sinne des Gesetzes. Dies wäre ein steuerfreier Aufwand für das Unternehmen und ein steuerpflichtiges Einkommen für die Führungskraft".
Um sicherzustellen, dass Reisekostenzuschüsse, einschließlich Verpflegungszuschüssen und Erstattungen von Übernachtungskosten, die Mitgliedern von Körperschaften gewährt werden, nicht der Steuer unterliegen, muss daher sichergestellt werden, dass es sich tatsächlich um Dienstreisen, sogenannte Dienstreisen, und nicht um Reisen handelt an den Wohnort oder gegebenenfalls an den Ort, an dem die Führungskraft untergebracht ist. Ebenso wird der Anspruch auf Gewährung von Verpflegungszuschüssen im Ausland nach § 170 Abs. 3 Arbeitsgesetzbuch beurteilt, wobei der Grundsatz zu beachten ist, dass es sich tatsächlich um eine Dienstreise von Mitgliedern der Organe handelt und nicht, zum Beispiel eine Auslandsreise zum Zwecke der Heimreise.
Unserer Meinung nach kann die Pendelsituation vorübergehend durch § 177 Arbeitsgesetzbuch gelöst werden, was zwischen den Parteien des Arbeitsverhältnisses vereinbart oder durch eine interne Regelung des Arbeitgebers festgelegt werden kann. Diese Entschädigung deckt die Unterbringungs- und Reisekosten des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit der Beschäftigung ab, wenn der Arbeitsplatz oder vereinbarte Arbeitsort des Arbeitnehmers weit von seinem Wohnort entfernt ist. Diese Einrichtung deckt berufsbedingte Fernfahrten ab, die im Sinne der oben genannten Regelungen nicht als Dienstreise gelten. Die Erstattung der Auslagen bei Einstellung ergänzt somit das System der Auslagenerstattung und ermöglicht dem Arbeitgeber nur in diesem Fall, die Fahrtkosten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und dem Arbeitsort zu übernehmen. Es ist keine Ausnahme, dass Arbeitgeber insbesondere für atypische spezifische Positionen Experten engagieren, mit denen viele Rechte und Pflichten über den Standard eines normalen Arbeitsverhältnisses hinaus ausgehandelt werden. Bei einem so vereinbarten Aufwendungsersatz ist der Arbeitgeber jedoch an die Grenzen gemäß § 165 Arbeitsgesetzbuch, d. h. die Höchsthöhe und deren Umfang, sowie die Festlegung der maximalen Leistungsdauer gebunden dieser Vergütung beträgt 4 Jahre ab Beginn des Arbeitsverhältnisses. Wir sind davon überzeugt, dass diese Bestimmung des Arbeitsgesetzbuches sinngemäß auch auf Mitglieder der satzungsmäßigen Organe der Gesellschaft anwendbar ist, da bei der Aushandlung eines Vertrags über die Ausübung einer Funktion, der eine Vereinbarung über Reisekostenzuschüsse enthält, der Gewährung einer Erstattung nichts entgegensteht Kostenerstattung gemäß § 177 Arbeitsgesetzbuch.
Quelle: epravo
